WDROŻENIE SYSTEMU

Producent oprogramowania Isoft QMS. Elektroniczny system realizujący zarządzanie jakością i dokumentacją

Tutaj jesteś: Wdrożenie

WDROŻENIE ISOFT

Sugerowane etapy prac wdrożeniowych.

Proponujemy Państwu możliwość skorzystania z doświadczenia i wiedzy osób zajmujących się wdrażaniem tego typu systemów.
Całość wdrożenia systemu opiera się na kilku istotnych etapach:
  • 1. projekt organizacyjny
  • 2. szkolenie administratorów systemu
  • 3. dostawa oprogramowania
  • 4. instalacja oprogramowania
  • 5. konfiguracja systemu
  • 6. szkolenia użytkowników
  • 7. nadzór nad wdrożeniem / uruchomienie systemu

1. Projekt organizacyjny

Przed rozpoczęciem procesu wdrożenia systemu przygotowywany jest projekt organizacyjny wdrożenia.
Pierwszym krokiem wykonywanym w ramach tego etapu jest powołanie komitetu sterującego, złożonego z przedstawicieli obydwu stron realizujących wdrożenie, a którego zadaniem jest reagowanie w sytuacjach braku porozumienia wśród pracowników, lub w sytuacji impasu (opóźnienia) w pracach wdrożeniowych. Również na początku procesu konsultacji jest opracowywany i zatwierdzany szczegółowy harmonogram prowadzenia prac. Oprócz powołania zespołu poszczególnych osób uczestniczących w realizacji projektu po obu stronach (powołanie komitetu sterującego), określenie ich odpowiedzialności za poszczególne prace, prowadzona jest również analiza przedwdrożeniowa. Celem tej analizy jest wstępne rozpoznanie aktualnego sposobu funkcjonowania firmy w zakresie dotychczasowego zarządzania dokumentami oraz przepływem korespondencji, informacji i wszelkiego typu dokumentacji. Szczególną uwagę zwracamy na realizowane w przedsiębiorstwie procesy biznesowe - zarówno te istniejące jak i planowane w niedalekiej przyszłości. Konieczne jest na tym etapie uzyskanie niezbędnych informacji wykorzystywanych na kolejnych etapach wdrożenia do przygotowania procesu konfiguracji systemu oraz zdefiniowania sposobu pracy na typowych stanowiskach użytkowników. Dopiero po zakończeniu tej fazy wdrożenia możliwe jest przystąpienie do rozpoczęcia procesu konsultacji zmierzających do szczegółowego określenia konfiguracji systemu ISOFT w każdym z obszarów jego funkcjonowania.

2. Szkolenie administratorów systemu

Ze względu na konieczność współpracy z administratorem w zakresie instalacji oraz konfigurowania systemu, szkolenie administratorów odbywa się w pierwszym etapie prowadzonego wdrożenia. Kandydaci na administratorów musza wykazywać się znajomością zagadnień sieciowych oraz obsługą baz danych (język SQL). Szkolenia administratorów przeprowadzane są w siedzibie TRY lub partnerów handlowych.

3. Dostawa oprogramowania

Dostawa oprogramowania obejmuje dostawę systemu w ilości stanowisk niezbędnych do obsługi każdego użytkownika systemu. W przypadku nie posiadanie przez Państwa oprogramowania bazy danych, w zakres dostawy oprogramowania wchodzi również dostawa oprogramowania dla bazy danych oraz ewentualnie dostawa dodatkowego oprogramowania systemowego.

4. Instalacja oprogramowania

Po przeprowadzeniu szkolenia administratorów systemu przystępujemy do rozpoczęcia instalacji oprogramowania. W początkowej fazie instalacja systemu przeprowadzana jest w wersji bazowej systemu. W zakres instalacji może wchodzić:
  • odbiór sieci, (opcja)
  • instalacja oprogramowania bazy danych na serwerach,
  • instalacja przestrzeni dyskowych na serwerach FTP, (opcja)
  • instalacja oprogramowania ISOFT na stanowiskach roboczych,
Instalacja bazowa systemu prowadzona jest równolegle z pracami związanymi ze zbieraniem danych konfiguracyjnych. W zależności od życzenia Klienta instalację i konfigurację systemu mogą przeprowadzić wykwalifikowani pracownicy firmy TRY, lub jej partnera handlowego, bądź też wskazany przez Klienta pracownik (Osoba taka musi przejść szczegółowe szkolenie z zakresu konfiguracji oraz obsługi systemu.)

5. Konfiguracja oprogramowania

Procedura wdrożenia systemu ISOFT wymaga dokonania całego szeregu ustaleń dotyczących wielu parametrów pracy systemu. Ustalenia te zostają podsumowane w postaci dokumentu / Formularza Konfiguracyjnego.
Elementy, które podlegają konfiguracji to między innymi:
  • konfiguracja dysków logicznych i rozłożenie plików w sieci,
  • struktury adresów wewnętrznych, skrzynki pocztowe,
  • sposoby numeracji rekordów w poszczególnych bazach,
  • konfiguracja / zarządzanie stanami dokumentów,
  • konfiguracja / zarządzanie wersjami dokumentów,
  • wzory formularzy dokumentów,
  • listy aplikacji (edytory dokumentów),
  • listy użytkowników,
  • tabela praw dostępu do programów,
  • tabela praw dostępu do opcji programu,
  • tabela praw dostępu do poszczególnych dokumentów,
Każdy z w/w elementów może zostać skonfigurowany według standardu lub w dużym stopniu przedefiniowany w części lub w całości (np. wykresy i raporty). Z tego właśnie względu niemożliwe jest dokładne określenie czasochłonności tych prac, a co za tym idzie kosztów. Mogą być one wyliczone na podstawie rzeczywistych nakładów związanych z ich wykonaniem.
Po wypełnieniu wcześniej Formularza Konfiguracyjnego oraz dokonaniu instalacji bazowej systemu ISOFT przystępujemy do procesu jego konfiguracji. Proszę zauważyć, że ponieważ wiele elementów konfiguracyjnych zależne jest od zawartości Formularza Konfiguracyjnego, zatem dokładne sprecyzowanie czasu ich wykonania praktycznie nie jest możliwe przed jego wypełnieniem. Podanie w wycenie wartość "Skonfigurowanie systemu" jest wartością szacunkową, wynikającą z pewnych doświadczeń, co oznacza że fakturowane będą prace wg czasów, w których rzeczywiście zostały wykonane.
Oferta niniejsza nie obejmuje wdrażania całego systemu Isoft.

6. Szkolenie użytkowników systemu

Niezbędne jest przeprowadzenie szkoleń dla wszystkich użytkowników systemu. Zakłada się, że użytkownicy systemu będą potrafili obsługiwać komputer na podstawowym poziomie oraz będą znać zasady poruszania się w środowisku Windows. W przeciwnym wypadku szkolenie podane w ofercie należy poprzedzić kursami podstawowymi, które nie zostały tutaj uwzględnione.
Standardowo szkolenia przeprowadzane są w grupach 8-10 osobowych, w naszej siedzibie w Makowie Podhalańskim lub u partnerów handlowych.
W przypadku udostępnienia przez Zlecającego odpowiednio przygotowanych pomieszczeń z już zainstalowanym systemem ISOFT, istnieje możliwość przeprowadzenia szkoleń w siedzibie Zlecającego. Zlecający pokrywa w takim przypadku koszty dodatkowe związane z dojazdem i pobytem pracownika dostawcy w siedzibie Zlecającego.

7. Nadzór nad wdrożeniem / Uruchomienie systemu

Ostatnią fazą procesu wdrożenia jest tzw. nadzór nad wstępną eksploatacją systemu. Firma TRY stosuje własną metodykę wdrożeń opartą na standardowym zestawie kroków. Stawia ona duże wymagania przed każdą ze stron uczestniczących we wdrożeniu, zarówno przed pracownikami naszej firmy, jak i przed użytkownikami. Proces wdrożenia polega na współpracy obu stron i wzajemnym wypełnianiu obowiązków i ustaleń. Potwierdzanie wykonania poszczególnych prac przez użytkowników i okresowe sprawdzanie opanowania systemu gwarantuje pełną kontrolę przebiegu wdrożenia i jego terminowe i skuteczne zakończenie.
W trakcie prowadzenia nadzoru nad wdrożeniem przeszkoleni użytkownicy systemu rozpoczynają pracę z oprogramowaniem, zaczynają tworzyć dokumenty pod kontrolą systemu, wprowadzają pierwsze informacje do systemu. W celu ograniczenia lęku i niepewności związanej z rozpoczęciem użytkowania nowego i bardzo obszernego oprogramowania, nasi pracownicy towarzyszą Państwu w trakcie pierwszych kilku dni/tygodni pracy. W efekcie system jest uruchamiany stosunkowo sprawnie i bez poważniejszych zahamowań, które - nawet na tym, finalnym, etapie - mogłyby postawić pod znakiem zapytania powodzenie całego przedsięwzięcia.
Nadzór obejmuje opiekę realizowaną na miejscu w Państwa Firmie przez naszych specjalistów, zapewniającą bieżącą pomoc przy praktycznym użytkowaniu uruchomionego systemu na stanowiskach użytkowników. Szkolenie nowych Użytkowników i doskonalenie umiejętności obsługi programu wewnątrz organizacji, dbanie o poprawne wykonywanie czynności związanych np. z archiwizowaniem danych.

UMÓW POKAZ


zadzwoń teraz 604-240-839